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DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Vous aimez relever des défis, alors JPdL est fait pour vous! Plus de 35 ans, l’entreprise JPdL organise et coordonne des événements de niveau international, national et régional. Au fil des années, nous avons développé des événements pour des groupes allant de 50 à 15 000 participants. Nous sommes une organisation rigoureuse et nous disposons d’une équipe logistique fiable qui permet de garantir à nos clients un événement sans faille et une tranquillité d’esprit. Joignez-vous à nous et voyez votre carrière prendre son envol!

 

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Le coordonnateur des inscriptions travaille sous la supervision du gestionnaire du service d’inscription.

Pré-événement:

  • Conseiller le service des ventes pour le volet inscription pour les appels d’offre, en collaboration avec la chargée de projet et la gestionnaire du service d’inscription;
  • Participer à la programmation du système d’inscription;
  • Opérer le secrétariat des événements et mettre en place les procédures définies par le gestionnaire du service d’inscription;
  • Produire des rapports pour les chargées de projet et pour les clients;
  • Collaborer à la réconciliation des revenus d’inscription;
  • Collaborer aux appels de soumissions pour la préparation des différents aspects de l’inscription (location d’ordinateurs, envoi de masse par la poste ou courriel, matériel de production de badges, etc.);
  • Élaborer le plan d’action du personnel terrain et des ressources matérielles avec le gestionnaire du service des inscriptions;
  • Effectuer de la veille stratégique sur les nouvelles tendances de l’industrie;
  • Assister le gestionnaire du programme scientifique dans la gestion du système de soumission de résumés et dans la gestion des conférenciers.
  • Gérer les applications mobiles et le processus de mise en place;

Pendant l’événement:

  • Coordonner la mise en place de l’équipement et du matériel;
  • Opérer la logistique du processus d’inscription lors de l’événement;
  • Encadrer la formation du personnel sur place avec les chargées de projet et la gestionnaire du service d’inscription;
  • Assurer le suivi au quotidien des procédures d’inscription, productions de rapports et faire la liaison avec la chargée de projet et les clients.

Post-événement:

  • Coordonner la production des rapports finaux d’inscription;
  • Assurer le suivi du secrétariat jusqu’à la fermeture du projet;
  • Assurer le suivi avec la comptabilité pour la réconciliation finale et la clôture du projet.

 

PROFIL

Gestion événementielle

  • Entre 2-4 années d’expérience dans la gestion d’inscription;
  • Expérience de gestion de plusieurs projets simultanés dans un environnement en constant mouvement;
  • Expérience de service à la clientèle;
  • Être familier avec les nouvelles technologies.

Personnalité et compétences

  • Excellence en service à la clientèle;
  • Faire preuve de leadership, initiative, diplomatie, minutie et avoir un grand sens de l’organisation;
  • Être positif et confiant; avoir de fortes aptitudes en communication (interne et externe) et collaboration;
  • Gérer efficacement son temps et ses priorités;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Capacité à s’adapter à différentes situations et/ou méthodes de management;
  • Bilinguisme (parlé/écrit) français et anglais requis;
  • Être curieux et toujours désireux de parfaire ses connaissances dans le domaine événementiel et technologique;
  • Connaissance dans la gestion d’hébergement est un atout.

Maîtrise de l’informatique et la technologie

  • Posséder une excellente maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word et Excel);
  • Aisance dans la manipulation de données et dans la mise à jour de base de données;
  • Connaissance du fonctionnement d’un processus d’inscription et d’un système de gestion d’inscription. La connaissance du système Aventri ou système similaire est un prérequis;
  • Intérêt pour les médias sociaux et pour différents formats d’application mobile est un atout.

 

Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif de tâches et vous vous sentez prêt à rejoindre l’équipe JPdL, n’hésitez pas à nous envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse courriel : abonacci@jpdl.com

 

Merci d’y inscrire le sujet : Coordonnateur des inscriptions

 

Nous vous remercions pour votre intérêt envers JPdL, chaque candidature sera étudiée avec soin ! Nous souhaitons vous informer que nous communiquerons uniquement avec ceux qui seront retenus pour une entrevue.

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