{"id":3077,"date":"2021-05-12T22:43:04","date_gmt":"2021-05-13T02:43:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.jpdl.com\/?p=3077"},"modified":"2021-05-13T15:15:29","modified_gmt":"2021-05-13T19:15:29","slug":"efficacement-gerer-conferenciers-virtuel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.jpdl.com\/fr\/efficacement-gerer-conferenciers-virtuel\/","title":{"rendered":"Comment efficacement coordonner la gestion des conf\u00e9renciers en \u00e9v\u00e9nement virtuel?"},"content":{"rendered":"

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\"Gestion<\/p>\n

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CONTEXTE<\/b><\/span><\/h2>\n

Le mandat initial consistait \u00e0 g\u00e9rer une conf\u00e9rence m\u00e9dicale pr\u00e9vue pour octobre 2020 et qui devait regrouper plus de<\/span> 2 000 inscrits en personne, sur une p\u00e9riode de 3\u00bd jours<\/b>, ainsi qu’une exposition. Les \u00e9l\u00e9ments du programme comprenaient des sessions pl\u00e9ni\u00e8res, des ateliers, des symposiums accr\u00e9dit\u00e9s, des sessions simultan\u00e9es, des sessions par affiches \u00e9lectroniques, ainsi que de la gamification et du r\u00e9seautage.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00c0 la mi-mai 2020, en raison de la COVID-19, la d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 prise de passer \u00e0 un <\/span>environnement 100 % virtuel.<\/b><\/p>\n

Intertask a donc travaill\u00e9 avec le client sur le choix de la plateforme, tout en g\u00e9rant les changements inh\u00e9rents \u00e0 la planification. Ces changements, qui devaient <\/span>\u00eatre accomplis en moins de six mois<\/b>, ont pris la forme de courriels informatifs transmis aux participants pour les avertir du passage au virtuel, de l\u2019adaptation du programme, de la gestion des communications aupr\u00e8s des conf\u00e9renciers, du r\u00e9alignement des opportunit\u00e9s de commandites, de la gestion de l’exposition virtuelle, du processus d\u2019ajout de contenu sur la plateforme, sans oublier l\u2019assistance durant l\u2019\u00e9v\u00e9nement.\u00a0<\/span><\/p>\n

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D\u00c9FIS<\/b><\/span><\/h2>\n

L’un des plus grands d\u00e9fis a \u00e9t\u00e9 la <\/span>gestion des conf\u00e9renciers.<\/b> En effet, les \u00e9ch\u00e9ances du programme ont \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9es, r\u00e9duites et finalement compress\u00e9es. Les informations sur les sessions, g\u00e9n\u00e9ralement finalis\u00e9es en ao\u00fbt, \u00e9taient encore mises \u00e0 jour d\u00e9but octobre. Ces retards in\u00e9vitables dans la finalisation des choix de conf\u00e9renciers, des types de sessions et d’autres aspects du programme ont mis l’\u00e9quipe de gestion des conf\u00e9renciers en retard d’environ 2\u00bd semaines. Par cons\u00e9quent, il ne restait qu\u2019une p\u00e9riode de\u00a0 3\u00bd semaines pour mettre en place et terminer toutes les r\u00e9p\u00e9titions des conf\u00e9renciers et des mod\u00e9rateurs ainsi que les pr\u00e9-enregistrements des<\/span> 137 sessions uniques sur la plateforme.\u00a0<\/b><\/p>\n

Au cours de la premi\u00e8re semaine, l\u2019\u00e9quipe d\u2019Intertask a rencontr\u00e9 deux autres obstacles dans la gestion des conf\u00e9renciers. Le premier a \u00e9t\u00e9 le souhait des conf\u00e9renciers de ne pas pr\u00e9-enregistrer leurs sessions en groupe. Ceci a consid\u00e9rablement fait augmenter le nombre de sessions n\u00e9cessaires pour les pr\u00e9-enregistrements. Le deuxi\u00e8me obstacle a \u00e9t\u00e9 la possibilit\u00e9 pour les conf\u00e9renciers de pr\u00e9senter dans trois formats diff\u00e9rents soit : en direct avec questions et r\u00e9ponses (Q&A) ; en Simu-live avec Q&A ; ou en Simu-live avec des Q&A sous forme textuelle. <\/span>Cela a fait passer le nombre d’enregistrements\/r\u00e9p\u00e9titions potentiels de 137 \u00e0 plus de 400.<\/b><\/p>\n

(Simu-live est une session pr\u00e9enregistr\u00e9e qui est diffus\u00e9e \u00e0 une date et une heure pr\u00e9cises, donnant au public l’illusion qu’elle se d\u00e9roule en direct<\/span><\/i>).<\/span><\/p>\n

Il a donc fallu coordonner les horaires de plus de 400 conf\u00e9renciers en s\u2019assurant d’aligner leurs horaires sur ceux du producteur de la plateforme tout en confirmant le format dans lequel les conf\u00e9renciers pr\u00e9senteraient.\u00a0<\/span><\/p>\n

Les enregistrements individuels de chaque session devaient par la suite \u00eatre \u00e9dit\u00e9s ensemble par les \u00e9quipes de production, puis r\u00e9vis\u00e9s par l\u2019\u00e9quipe d\u2019Intertask et le client avant d’ouvrir la plateforme aux d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s.<\/span><\/p>\n

\u00c0 l’origine, trois responsables de la gestion des conf\u00e9renciers avaient \u00e9t\u00e9 assign\u00e9s au projet.<\/span><\/p>\n

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SOLUTIONS<\/b><\/span><\/h2>\n

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Agrandir l\u2019\u00e9quipe de gestion des conf\u00e9renciers\u00a0<\/b><\/h3>\n

L\u2019\u00e9quipe de gestion des conf\u00e9renciers est donc pass\u00e9e de trois \u00e0 cinq gestionnaires, et chacun d’entre eux \u00e9tait en charge de sessions sp\u00e9cifiques.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ainsi, les conf\u00e9renciers ont toujours eu affaire \u00e0 la m\u00eame personne, par courriel ou par t\u00e9l\u00e9phone, pour r\u00e9pondre \u00e0 leurs questions et coordonner tous les \u00e9l\u00e9ments \u00e0 fournir, tels que :\u00a0<\/span><\/p>\n

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  • La photo;<\/span><\/li>\n
  • La biographie;<\/span><\/li>\n
  • Les coordonn\u00e9es des personnes \u00e0 contacter et de leurs rempla\u00e7ants;<\/span><\/li>\n
  • les autorisations et les d\u00e9rogations;<\/span><\/li>\n
  • \u00a0L’inscription, le processus de soumission des pr\u00e9sentations ainsi que la date de soumission;<\/span><\/li>\n
  • \u00a0Les horaires des r\u00e9p\u00e9titions, d’enregistrement et de participation \u00e0 la conf\u00e9rence en direct.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

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    Prolonger les plages horaires d\u2019enregistrement<\/b><\/h3>\n

    Suite \u00e0 l\u2019ouverture de la plateforme aux conf\u00e9renciers, et avec presque aucune confirmation d’horaire d\u2019enregistrement de la part des conf\u00e9renciers, les heures d’enregistrement disponibles ont \u00e9t\u00e9 prolong\u00e9es de deux heures chaque jour (08:30-21:00, du lundi au vendredi) pendant trois semaines. Les horaires d’enregistrement ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 ouverts de 9h00 \u00e0 18h00 durant le long week-end de l\u2019action de Gr\u00e2ce.<\/span><\/p>\n

    Lorsque la majorit\u00e9 des conf\u00e9renciers ont indiqu\u00e9 qu’ils souhaitaient acc\u00e9der \u00e0 la plateforme durant la semaine pr\u00e9c\u00e9dant le d\u00e9but de la conf\u00e9rence, une troisi\u00e8me salle d’enregistrement\/r\u00e9p\u00e9tition a \u00e9t\u00e9 ajout\u00e9e pour r\u00e9pondre \u00e0 leur demande.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Les membres de l’\u00e9quipe ont assist\u00e9 aux enregistrements et aux r\u00e9p\u00e9titions de leurs sessions respectives pour s\u2019assurer que les param\u00e8tres de la session \u00e9taient respect\u00e9s et pour valider que les attentes \u00e9taient comprises (par exemple, le temps de parole allou\u00e9). Ils se sont aussi assur\u00e9s que les conf\u00e9renciers utilisaient le meilleur navigateur web, qu’ils avaient pr\u00e9test\u00e9 leurs webcams et le son de leur ordinateur, et qu\u2019ils avaient soumis leur pr\u00e9sentation avant l’enregistrement et\/ou la r\u00e9p\u00e9tition. Toutes ces mesures ont permis d’att\u00e9nuer les pr\u00e9occupations en vue du jour J.<\/span><\/p>\n

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    Se pr\u00e9parer pour les sessions en direct<\/b><\/h3>\n

    Afin d\u2019att\u00e9nuer le stress du Jour J, un membre de l’\u00e9quipe \u00e9tait pr\u00e9sent \u00e0 chaque session pour accueillir les conf\u00e9renciers et assurer la liaison avec l’\u00e9quipe de production. Ceci a permis de v\u00e9rifier que tous les aspects techniques fonctionnaient et que les pr\u00e9sentations \u00e9taient pr\u00eates.<\/span><\/p>\n

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    S\u2019\u00e9quiper des bons outils<\/b><\/h3>\n

    Les outils suivants ont \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9s pour soutenir l’\u00e9quipe de gestion des conf\u00e9renciers.<\/span><\/p>\n

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    1. Airtable<\/b><\/span>\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      Cette base de donn\u00e9es sur le cloud a \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9e pour h\u00e9berger toutes les informations sur les conf\u00e9renciers et les d\u00e9tails de leurs sessions. Les filtres personnalisables ont permis \u00e0 chaque responsable d’\u00e9quipe d’avoir sa propre vue des donn\u00e9es \u00e0 g\u00e9rer, tout en ayant une image globale de l’\u00e9v\u00e9nement, en temps r\u00e9el et accessible \u00e0 toute l\u2019\u00e9quipe.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Au fur et \u00e0 mesure que de nouveaux besoins \u00e9taient identifi\u00e9s, des fonctionnalit\u00e9s pouvaient \u00eatre facilement ajout\u00e9es.<\/span><\/p>\n

       <\/p>\n