Planifier une conference en économisant? C’est possible!

Vous devez organiser une conférence ou un événement avec un budget de misère ? Ne vous inquiétez pas. Il existe de nombreux moyens de limiter les coûts sans compromettre le rendu final de votre événement. Nous présentons ci-dessous quelques conseils que vous pouvez intégrer à votre planification dès maintenant.TOUT EST DANS LE CHOIX DU LIEU

• Planifiez des réceptions dans des lieux situés proches des hôtels et du centre de congrès afin de limiter les coûts de transport.
• Profitez au maximum de l’espace loué : 3 salles adjacentes peuvent être utilisées pour mener des séances simultanées si vous utilisez des divisions murales et elles peuvent également être transformées en salle plénière une fois que vous enlevez ces dernières. Tout ce dont vous avez besoin est une bonne planification en termes de matériel (AV et montage). Il vous faudra également prévoir des pauses suffisamment longues entre chaque session afin de laisser le temps aux employés de monter et démonter les murs.

QUI A DIT QU’ÊTRE ÉCOLO DEVAIT ÊTRE DISPENDIEUX?

• Vous produisez toujours des sacs de délégués ? Et bien vous pouvez vous en débarrasser. Ces sacs représentent un investissement financier important sans oublier leur impact néfaste sur l’environnement. Soyez écolo du début à la fin, pour la planète et votre argent, en optant pour une application mobile. Contenant toute l’information nécessaire en un seul outil portable, vous laissez derrière vous le besoin de programmes, papiers et toutes autres informations sur la conférence.
• De plus, vos participants peuvent profiter d’autres avantages tels que l’accès aux medias sociaux, la possibilité de prendre des notes durant les séances et de créer leurs propres horaires personnels.

AUTRES CHOSES À CONSIDÉRER

• Pour le site internet de votre événement considérez la possibilité d’utiliser WordPress. Ce CMS est facile d’utilisation et, surtout, il est gratuit. Tout ce dont vous avez besoin est un nom de domaine pour votre événement.
• Utilisez les services d’un organisateur d’événement professionnel. Bien que ceci puisse représenter un investissement financier initial, engager un professionnel peut aussi, ironiquement, vous faire économiser de l’argent en bout de ligne. Au lieu d’essayer d’accomplir des tâches qui ne correspondent pas à votre domaine d’expertise, déléguez-les à ceux qui savent ce qu’ils font. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux. Vous serez satisfait du gain de temps et de la diminution significative de maux de tête.
• Aussi souvent que possible, faites appel aux services de bénévoles au lieu d’employés payés. Les bénévoles peuvent être actifs sur les medias sociaux tels que Twitter et remplir diverses tâches logistiques sur le site.