Investir dans du personnel qualifié pour garantir la réussite de son événement virtuel: Le cas du Salon MPA

Comme la majorité des événements planifiés pour 2020, le Salon MPA a dû faire face aux conséquences de la pandémie de Covid-19 et modifier drastiquement le format de son événement annuel. 

Le Salon MPA est un événement bien connu dans l’industrie notamment grâce à son contenu de haute qualité et à son organisation irréprochable. Il était donc crucial pour le Mouvement québécois de la qualité (MQQ) de fournir ce même niveau de service quel que soit le format de l’événement.

Résumé 

Il va s’en dire qu’un événement virtuel nécessite une toute autre organisation et introduit une variable non négligeable: de nouveaux risques techniques. Malgré la nouveauté du format, il était essentiel que les attentes des participants soient satisfaites. JPdL a donc été mandaté par le Mouvement pour les accompagner dans l’apprivoisement de ces nouveaux défis!

Défis

Défi 1 : Ne pas compromettre l’expérience des participants

Le Salon MPA proposait en 2020 des ateliers de 45 minutes animés par des experts sur divers sujets tels que le Design Thinking, ou encore le mentorat. Ces formations étaient courtes, concrètes et interactives. Le facteur temps étant ici critique, il était important d’éviter que de petits problèmes techniques tels que le non-fonctionnement du micro d’un participant prennent une trop grande importance et ralentissent la progression de la formation. 

Afin de s’assurer que les facteurs technologiques ne viennent pas compromettre le contenu et l’expérience des participants, les experts devaient pouvoir se concentrer uniquement sur leur contenu. Pour ce faire, une équipe détenant des compétences techniques et étant qualifiée à interagir dans un contexte de congrès virtuel a été mise en place pour assister les conférenciers. Chaque expert s’est donc vu assigner un assistant dont la mission était de gérer exclusivement les problèmes techniques des participants et de s’assurer du bon déroulement de l’atelier. 

Tous les experts et les assistants avaient préalablement été jumelés et avaient assisté à des formations sur le contenu et la technologie. Afin de bien outiller les ressources, il ne faut pas négliger la formation du personnel à toutes les éventualités.

Défi 2 : Anticiper les défis techniques hors de notre contrôle

Il existe toujours des éléments hors de notre contrôle dans l’organisation d’un événement et tout particulièrement dans la réalisation d’un événement virtuel. Pour pallier ces risques, nous avons mis en place des plans A, B et C afin de nous assurer qu’aucune panne de courant ou urgence ne viendrait perturber le bon déroulement du programme. Comment? En désignant des remplaçants prêts à prendre la relève si l’un de nos assistants rencontrait un quelconque problème! 

Résultats

Avec 2 235 inscrits aux activités, 102 ateliers et un taux de participation de plus de 93%, l’édition virtuelle du Salon MPA a été un grand succès! Les assistants qualifiés ont pu répondre efficacement aux demandes techniques des participants et les orienter durant les différentes activités, et ce, sans que les experts aient besoin de s’en préoccuper. 

Différents moyens de communication en cascades étaient prévus pour notifier les problèmes techniques ou réclamer des remplaçants. Les remplaçants sont demeurés à l’affût et prêts à intervenir en cas de problèmes techniques. À titre d’anecdote, un des assistants a justement eu une panne d’électricité juste avant un atelier et son remplaçant a pu immédiatement prendre le relais! Les ateliers ont pu maintenir le cap sur leur essence courte, concrète et interactive, favorisant ainsi l’expérience des participants!

Cette étude de cas nous montre à quel point il est essentiel de s’entourer de personnel qualifié pour ce type d’événement et l’importance de préparer différents scénarios pour gérer efficacement les risques. L’improvisation n’a pas sa place dans les congrès virtuels!