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Voir toutes les nouvelles Publié le 2020-06-30Événement virtuel: Les 6 questions à se poser pour réussir!
Ces derniers mois, nous avons tous été confrontés à l’émergence du virtuel que ce soit via le télétravail ou, plus spécifiquement dans l’industrie événementielle, par la multiplication des événements virtuels. Il peut donc s’avérer difficile de naviguer à travers ce nouveau jargon technologique et de se construire une vision claire de son propre événement virtuel. Nous sommes là pour vous aider.
Un événement virtuel, c’est quoi?
Un événement virtuel est un événement en ligne accessible en totalité ou en partie sur Internet pour une période définie. Ce type d’événement est réalisé à l’aide d’une plateforme virtuelle permettant la webdiffusion du contenu.
La webdiffusion permet la transmission de fichiers audiovisuels en direct ou à la demande sur Internet. Il existe plusieurs formats d’événements virtuels allant du webinaire présentant une seule session, aux conférences virtuels interactives avec de multiples sessions concurrentes, des salons d’exposition virtuels et du réseautage.
Les événements virtuels peuvent donc prendre plusieurs formes que ce soit un événement 100% virtuel ou un événement hybride combinant de manière simultanée un événement physique avec une ou plusieurs composantes virtuelles.
Les événements hydrides ne doivent cependant pas être envisagés comme une simple réplique virtuelle de l’événement physique. Il s’agit ici de créer deux expériences distinctes maximisant ainsi l’engagement de votre communauté.
Les 6 questions à se poser pour faire de son événement virtuel un succès!
1. Quels sont vos objectifs?
La première étape de toute organisation d’événements concerne, bien entendu, vos objectifs. Quels objectifs voulez-vous accomplir à travers votre événement virtuel? Est-ce le partage de connaissances? Le lancement d’un nouveau produit? La consolidation de votre communauté? Le réseautage? Vos réponses vous guideront dans le choix du format de votre événement et des outils technologiques à utiliser.
2. Quel budget allouez-vous à votre événement virtuel?
Le mythe stipulant qu’un événement virtuel est forcément moins dispendieux qu’un événement présentiel mérite son nom de mythe. En effet, bien que plusieurs dépenses ne soient plus nécessaires telles que la location d’espaces ou encore le traiteur, le coût d’un événement virtuel peut s’avérer substantiel (production, technologie, marketing & communication, etc.).
3. Comment allez-vous générer de la valeur ajoutée pour votre audience?
La difficulté des événements virtuels est de s’assurer que votre audience reste engagée. Pour ce faire, vous pouvez vous assurer de prendre en compte les problématiques de décalage horaire et d’accès à un réseau Internet de bonne qualité mais aussi mettre en place des options de réseautage, d’activités et d’expériences virtuelles favorisant la cohésion et l’engagement de vos participants. Cependant, avec l’expansion du virtuel, la véritable question est comment construire, gérer et maintenir votre communauté sur le long terme?
4. De quelles ressources avez-vous besoin?
Outre le besoin d’une plateforme virtuelle et d’audio-visuel, de quoi avez-vous besoin pour la gestion de votre événement virtuel? Avez-vous pensé à l’adaptation et la mise en place de la gestion des inscriptions sur votre nouvelle plateforme? La différence de coût pour vos participants virtuels versus en personne? À la gestion et à la monétisation des commandites virtuels et de votre salon d’exposition?
5. Comment choisir la meilleure plateforme?
À partir de vos objectifs, de votre budget ainsi que de votre audience et du niveau d’engagement souhaité, créez une demande de soumission détaillée sous la forme d’un RFI (Request for Information). N’oubliez pas de prendre en compte votre vision à long terme pour le virtuel. Pensez-vous en faire une composante permanente de vos futurs événements? Si cela est le cas, analysez quelle formule vous conviendrait le mieux entre l’achat d’une plateforme versus un modèle SaaS (logiciel en tant que service).
6. Ceci n’est pas une question mais… la préparation est la clé du succès!
Gérer et limiter les risques opérationnels passe par une préparation à chaque étape de planification de votre événement. Pensez à effectuer des tests de votre plateforme et de vos intégrations, à former vos équipes à l’interne et vos conférenciers, ou encore à l’élaboration d’un script pour le déroulement de votre événement.
La dimension virtuelle s’est très vite imposée à l’industrie événementielle en raison de la crise sanitaire actuelle. La tendance actuelle laisse cependant à penser que les événements virtuels et hybrides vont s’imposer de plus en plus comme “la norme” dans notre industrie. Il est donc essentiel, pour toute organisation, de prendre le train en marche et de choisir avec minutie ses futurs partenaires.
Si vous souhaitez obtenir des conseils additionnels, contactez-nous!
Références:
Meetings Today. (2012). Virtual Event Definitions. Repéré sur:
Wikipedia. (2015). Salon virtuel. Repéré sur: https://fr.wikipedia.org/wiki/Salon_virtuel#:~:text=Un%20salon%20virtuel%2C%20%C3%A9galement%20connu,n’aient%20besoin%20de%20se
Article de Sharon Claudel, Chargée de projets.